En estos últimos días estoy sufriendo un poco mi cambio de mentalidad con las reuniones de trabajo con clientes o proveedores. Me han dicho que soy muy seco y directo a la hora de llevarlas a cabo y por sobretodo el que la corte en menos de 30 minutos. A ver si puedo explicar en este post mi forma de pensar al respecto.

Sinceramente en los últimos dos años aprendí mucho acerca de las reuniones de trabajo, aprendí cosas que no las había aprendido en 8 años trabajando en publicidad, trabaje con empresas chicas, grandes y siempre con todas tuve el mismo problema: Una pérdida de tiempo absoluta.

¿Por qué una pérdida de tiempo? Uno de los mayores errores que cometí en mi época de ejecutivo de cuentas fue el de no ordenar mi agenda y aceptar cualquier reunión a cualquier hora. Sí, mi mayor error fue no haber aprendido a decir “No” a mis jefes, clientes y proveedores. Hubiese sido mucho más productivo si era capaz de tener esa disciplina para con ellos.

Así que estos años decidí cortar con las reuniones, lo más que pueda. No mas reuniones por la mañana, no mas reuniones sin previo aviso y no mas reuniones sin orden de temas a tratar. Cuantos menos podamos ser en las reuniones mejor. Con las reuniones me esta pasando algo parecido que con los mails. (Pero eso ya les contaré).

¿Se han dado cuenta la cantidad de tiempo útil que perdemos en las reuniones desordenadas y sin puntos especifico a tratar?¿Les parece que acortar las reuniones hace bien?

Una cosa interesante que aprendí sobre las reuniones es que si no están bien hechas no te hacen producir nada, pero nada de nada. Una reunion no es producir, ni ejecutar, es planear, tomar decisiones y ver soluciones, pero esto no significa que estemos haciendo algo.

Sincera y personalmente esta es la mejor manera de llevar una reunión:

Definir con antelación

1. Para que es la reunión y si realmente es necesario que participe.
2. Quienes van a participar y para que.
3. Temas a tratar punto a punto.
4. Horario, fecha y que no dure más de 30 minutos. (O mínimo marcar un tiempo)
5- Llevar los materiales necesarios y listos.

Como política:

No aceptar reuniones imprevistas a no ser que sea de extrema urgencia y este claro “qué” hay que solucionar. No aceptar reuniones en el medio de la mañana o la tarde y que interrumpan el trabajo productivo. Lo ideal sería hacer reuniones en bloques de tiempo en días específicos, ya que las reuniones acumuladas son mas rentables en tiempo.

Cero distracciones en las reunión. No móviles ni timbres ni llamadas ni nada que moleste nuestra atención y foco. Y lo más importante, salir con Objetivos, metas, tareas, soluciones y responsables claros para cada punto de la reunión.

Las reuniones no ejecutan nada. Solo planean. Las reuniones deben ser sencillas, directas ordenadas y rápidas. Al grano. Aprendamos a sacar provecho de ella. ¿No les parece? ¿Como preparas o haces tus reuniones? Espero contar con sus ideas, sugerencias o experiencias sobre como llevarlas a cabo. Espero me den una mano con ello. ;)